Уроки лидерства

Вернуться к списку материалов

Десять правил подготовки и проведения совещания

1. Проясните для себя цель совещания.
2. Тщательно спланируйте совещание — определите состав присутствующих, заранее разошлите повестку дня и все необходимые материалы.
3. Убедитесь, что присутствуют все — и только — нужные люди.
4. Заранее договоритесь о лимите времени и начинайте совещание вовремя. Постарайтесь проводить совещание в помещении, где есть часы.
5. Тщательно спланируйте повестку дня, выделив определенное время на каждый из пунктов. Учтите время, необходимое для объявления цели совещания, обеспечения эффективной дискуссии, достижения соглашения и принятия программы необходимых действий.
6. Убедитесь, что протоколы отличаются краткостью и точностью, что в них содержится информация о том, кто, что и когда делал.
7. Заканчивайте совещания на позитивной ноте, обобщая принятые решения и согласованные действия.
8. Помните, что в качестве председателя вы должны совмещать две роли — рефери и лидера.
9. Регулярно анализируйте свои действия как председателя и будьте готовы обратиться за обратной связью, чтобы развивать свои навыки.
10. Время от времени проводите обзор регулярных совещаний. Убедитесь, что они необходимы и что на них присутствуют нужные люди.

И еще, чтобы успешно провести совещание, вы должны:

• мыслить четко и быстро;
• внимательно слушать;
• уметь ясно и кратко выражать свои мысли;
• быть готовым пояснить плохо сформулированную точку зрения;
• быть справедливым и беспристрастным;
• предотвращать лишние вмешательства;
• быть терпеливым, терпимым и доброжелательным;
• быть дружелюбным, но в то же время энергичным и деловым.