Уроки лидерства

Вернуться к списку материалов

clear floats

Правила написания делового письма

Деловое письмо является важным инструментом на пути поддержания взаимовыгодных отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж компании. Поэтому к его формированию необходимо отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Любое деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру:

1. Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:

  • Заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Например, «Об изменении цен на продукцию».
  • Обращение. Лучше употреблять персональное обращение. Например, «Уважаемый Юрий Николаевич!», «Уважаемая Наталья Михайловна!»
  • Цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, «В связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Доводим до Вашего сведения, что …»

2. Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.

3. Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …» Под этими фразами указывается должность и подпись – фамилия, имя, отчество.


Как правильно составлять и оформлять деловое письмо?

  1. Перед тем, как создать письмо, подумайте, какого конечного результата Вы хотите добиться: ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.
  2. Составьте структуру (или план) письма. При составлении делового письма четко придерживайтесь структуры, отдельные мысли и логические части разделяйте абзацами.
  3. Перечислите в порядке уменьшения важности основные положения своего сообщения. Сделайте черновой набросок, а затем работайте с ним, пока не доведете до нужного состояния.
  4. Убедитесь — при необходимости читая написанное вслух, — что слова и тон вашего письма отражают ваши мысли.
  5. Сжатость, или краткость, особенно важна в деловых документах. Джордж Бернард Шоу сказал замечательные слова, передавая письмо приятелю: «Прошу прощения, что письмо такое длинное, но у меня не было времени сделать его короче».
  6. Текст делового письма должен быть понятен получателю, поэтому говорите простым и понятным языком, лучше не употребляйте аббревиатур, сокращений.
  7. Деловое письмо должно быть оформлено согласно установленным правилам и требованиям ведения документооборота. Оно должно быть написано на фирменном бланке компании.

Виды деловых писем
  • письма-запросы
  • письма-предложения
  • информирующие письма (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление)
  • ответные письма
  • письма-претензии
  • ответы на претензии
  • благодарственное письмо
  • письмо-напоминание
  • письмо-подтверждение
  • письмо-поздравление
  • письмо-приглашение
  • письмо-просьба
  • письмо-соболезнование
  • сопроводительное письмо
Фото с сайта Blogspot.com

Карта сайта